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[칼럼] 적절한 커뮤니케이션 매체 사용하기 작성일 : 2020-05-27

상황에 맞는 적절한 커뮤니케이션 매체 사용하기

 

커뮤니케이션이란 수신자와 발신자 사이의 정보를 교환하거나 감정을 전달하는 과정으로 개인이나 집단 간에 발생합니다.


조직 내 커뮤니케이션에 관한 연구를 보면 직원들은 근무 시간의 약 70%를 커뮤니케이션 활동으로 보낸다는 자료도 있습니다.

 

때문에 조직 관점에서 효율적인 커뮤니케이션은 조직의 성과 창출에 필수적 요소라 볼 수 있으며 개인 관점에서도 성공적인 직장생활과 대인관계를 위해 커뮤니케이션은 중요한 역할을 한다고 볼 수 있습니다.


커뮤니케이션은 조직 내에서 구성원의 행동을 통제하거나 성과 창출을 위한 구성원의 동기부여를 위해 혹은 의사결정에 필요한 정보 전달 등의 역할을 합니다. 이상적인 커뮤니케이션이란 발신자의 생각이나 의도가 수신자에게 정확하게 전달되고 이해되는 것이라 할 수 있습니다.


원활한 커뮤니케이션을 위한 필수 요소 중 하나는 적합한 채널을 선택하는 것입니다. 채널은 메시지가 전달되는 매체로서 조직 내 여러가지 상황, 발신자의 의도 등 에 따라 아래와 같이 다양한 형태가 존재할 수 있습니다.

위 그래프는 정보의 풍부성과 커뮤니케이션 상황에 따른 소통 채널의 분포를 나타낸 것입니다. 정보의 풍부성이란 전달할 수 있는 정보의 양과 종류를 의미합니다.

 


# 보고서

- 정보 수신자에게 피드백 없이 전달만 되고 모든 수신자에게 동일한 내용이 전달되어 정보 풍부성이 가장 적은 채널이라 볼 수 있습니다.

- 발신자와 수신자 사이에서 사전에 소통이 충분히 이루어진 상황에서의 정보 전달에 효율적일 수 있습니다.

- 추후 참고할 필요가 있거나 커뮤니케이션의 증거를 확보할 필요가 있는 경우 사용할 수 있습니다.

 


# 이메일/편지(문자 메시지)

- 업무에 대해 상호 공통된 경험을 공유하고 있거나 같이 일해본 경험이 많은 경우 간단한 정보 전달에 자주 사용됩니다.

- 이메일은 사용의 편의성으로 특히 실무자 선에서 많이 사용되는 소통 매체입니다.

- 보고서에 비해서는 그 효과가 떨어지겠으나 이메일이나 문자 역시 상호 소통의 증거가 남기 때문에 정보 발송 시에는 항상 유의해야 합니다.

 


# 전화

- 정보의 풍부성은 높지만 오프라인 대면만큼 많은 정보를 주지는 못합니다.

- 제공받은 정보에 대해 즉각적인 확인이 필요한 경우 유용하게 사용할 수 있는 소통 채널입니다.

 


# 오프라인 대면

- 발신자와 수신자 사이에 상호 소통과 즉각적인 피드백이 이루어지기 때문에 가장 풍부한 정보를 제공할 수 있습니다.

- 발화 내용 뿐 아니라 어조, 바디랭키지 등을 통해 다양한 의미 전달과 해석이 가능합니다.

- 커뮤니케이션에 들어가는 시간과 비용이 상대적으로 많이 듭니다.

- 비상 상황과 같이 소통의 상황이 불분명할 때 가장 효과적인 매체라 할 수 있습니다.

- 사내 메신저 사용의 경우 대면방식 보다는 덜하나 실시간 의사전달이 가능하므로 오프라인 대면과 비슷한 효과를 얻을 수 있습니다.



이처럼 여러 상황에 따라 적합한 커뮤니케이션 매체를 사용해 스마트한 직장인으로 거듭나 봅시다!


(주)핀커스코리아 헤드헌터 Peter

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